RPA ou la magie de l’automatisation 👾

Le RPA ca vous parle ? Est-ce que vous vous êtes déjà dit que vous n’aviez pas de valeur ajoutée à réaliser telle ou telle tâche ?
Vous avez déjà rêvé que ces tâches sans valeur ajoutée soient réalisées par magie ?
Croyez-vous à la magie ?

Et bien non aucun lapin ne sortira d’un chapeau dans cet article mais une introduction à l’Automatisation des processus robotisés.

Si l’on applique le principe de Pareto aux tâches à valeur ajoutée.
On peut considérer que 20% des tâches effectuées en entreprise vont contribuer à 80% de la valeur ajoutée de l’entreprise.

Qu’est-ce que le RPA ?

Le RPA n’est pas récent, la première solution a été développée par la société Blueprism en 1981. Cette société a ensuite été suivie par UiPath et Automation Anywhere. En France la RPA est apparue en 2003 avec la société Contextor.

• La promesse du RPA est simple :
• – Vous avez des process ?
• – Dans ces process certaines tâches n’ont pas de valeur ajoutée ?
• – Ces tâches peuvent être automatisées ?
• >>On développe un robot qui réalise cette tâche.

Le RPA a démarré avec les services financiers désireux d’automatiser les reporting pour se concentrer sur les tâches à plus fortes valeurs ajoutées. Maintenant on imagine le RPA partout (dans la santé avec l’automatisation de la prise en compte dans patients, dans le recrutement, le retail…).

Selon Gartner, le RPA est un marché qui croît de plus de 60% par an. Ce qui en fait le secteur (des softwares) avec le plus de croissance.

Concrètement comment ça fonctionne ?

Concrètement, je pense que la meilleure façon de voir le RPA est de se l’imaginer comme une première étape vers l’IA.

En effet, dans la plupart des cas les problématiques traitées par le RPA seront traitées par des outils d’apprentissage automatique (Machine learning).
Ces outils ne sont pas intelligents au sens propre, car ils ne réfléchissent pas réellement par eux même c’est plutôt de la déduction.
Pour faire simple dans un process de machine learning si nous voulons savoir identifier un chat sur une photo,
nous allons présenter à une machine des milliers de photos de chats jusqu’à ce que celle-ci soit en capacité de déduire qu’un chat est un chat.

Si vous voulez aller plus loin sur le deeplearning vous trouverez ci-dessous une vidéo passionnante sur le sujet.

Dans le domaine de la gouvernance IT, le RPA entre peu à peu dans la gestion des services informatiques (ITSM).
Par exemple, de plus en plus d’outils de tests automatiques ou de recherche de dépendances dans les bases de données sont maintenant appliqués par les DSI.

Bref, le RPA va consister à automatiser des tâches à faible valeur ajoutées en y intégrant différentes technologies (comme de machine learning par exemple).
Super n’est-ce pas !
Passons maintenant aux avantages, cas concrets et les risques de ce type de pratique.

Les avantages

Les avantages sont nombreux.

Le plus évident est bien évidement le gain de productivité. En automatisant des tâches à faible valeur ajoutée vous augmentez mécaniquement la productivité de vos collaborateurs.

Ensuite, dans un monde où le contrôle de la donnée est de plus en plus présent (RGPD…) la mise en place de processus RPA peut vous permettre de garantir la traçabilité de l’ensemble des actions effectuées par les robots. Ceci vous amènera une sécurité sur vos process et une forte capacité d’audit.

La vitesse d’exécution et les heures de traitement des tâches peuvent aussi être un avantage. Si vous décidez d’automatiser le traitement de vos remboursements clients par exemple. Vous pouvez exécuter ces tâches à l’heure où vous le souhaitez et le fait de les automatiser accélérera mécaniquement le traitement.

Enfin, en automatisant les tâches vous supprimez, par la même occasion, les erreurs de saisi.

Selon le Gartner, l’automatisation et l’IA réduiront de 65 % les besoins des employés dans les centres de services partagés d’ici 2030.
Le marché des RPA atteindra alors 1 milliard de dollars.
À cette date, 40 % des grandes entreprises auront adopté un outil logiciel RPA. Elles sont moins de 10 % aujourd’hui.

Exemples concrets de RPA

Alors concrètement vous réalisez peut-être déjà du RPA sans le savoir (ou tout du moins sans le nommer). Pour vous donner des idées, voici quelques exemples de RPA qui marchent plutôt bien.

• L’automatisation des process de paiement. Un classique chez les e-commercants mais pas forcément chez tout le monde. Automatiser le process de paiement et de facturation est un classique et très efficace.
• Pour rester dans le même thème les « retailers » aiment bien aussi l‘automatisation des process de remboursement, de gestion des avoirs.
• Un process super (mais complexe si vous avez beaucoup de flux) à automatiser est la réconciliation des comptes bancaires.

Ensuite vous avez tous les process autour du « scraping web ». C’est à dire toutes les procédures administratives qui visent à copier/coller des informations depuis le web. Ces automatisations fonctionnent très bien en RPA.

Enfin vous pouvez imaginer automatiser votre process d’on boarding afin que vos collaborateurs soient automatiquement inscrits à certaines mailing list, ajouter à votre active directory…

• Comme vous pouvez le constater le potentiel du RPA est énorme et ce sera (à coup sur) une force dans la digitalisation de vos processus métier.

Selon Gartner, plus de 70 % des organismes financiers ont testé ou utilisent activement la RPA. Quelques grands noms en prennent note ; Ernst & Young a publié un livre blanc sur l’APR dans les domaines de la finance et de la comptabilité, par exemple.

Les points de vigilances à la mise en place du RPA

Je note 2 gros points de vigilance sur la mise en place du RPA.

Le premier est le prix et le temps nécessaire pour déployer une grosse stratégie d’automatisation.

Deloitte UK affirme ainsi que seuls trois pour cent des entreprises ont réussi à faire passer le nombre de robots en production à plus de 50 robots.

De plus, les résultats économiques des mises en œuvre de la RPA sont loin d’être clairement documentés.

Bien qu’il soit possible d’automatiser 30 % des tâches pour la majorité des professions, cela ne se traduit pas clairement par une réduction des coûts de 30 %.

Le second écueil est la stratégie de gouvernance.
Comme le contrôle de la qualité des données est primordial dans un déploiement de solution de Business intelligence,
la mise en place de processus automatisés demande une gouvernance forte, en capacité de comprendre et mesurer l’ensemble des automatisation mises en place.

Sans cela vous vous retrouverez avec des automatisations sans pilote à bord.

Enfin, concernant les acteurs du RPA

Si vous voulez vous lancer dans le RPA le mieux est de commencer pas tester quelques robots avec les acteurs incontournables du secteur.

Ci-dessous le magic quadrant for robotic process automation de Gartner