Cette période d’isolement, d’organisation parfois précaire ou dégradée, d’éloignement… m’a fait prendre du recul sur mon rôle de manager de proximité.
Comment être un bon manager de proximité lorsque plusieurs kilomètres de distances me séparent de mes collaborateurs ? Lorsque avec l’éloignement j’ai beaucoup de mal à savoir ce qu’ils font, comment ils vont…
Après quelques jours de recul, je me suis rendu compte qu’il n’y avait pas grand-chose à ré inventer sur le sujet mais que je devais surtout revenir aux basiques du management de proximité afin de beaucoup mieux les appliquer.
Non pas que je n’accorde pas d’importance à cela dans mon quotidien mais la proximité permet de ressentir beaucoup plus l’engagement, le partage des valeurs, le bien être, les difficultés… avec le temps j’ai donc été plus laxiste sur les basiques en faisant plus (peut être même trop) confiance à mon instinct de manager.
Bref, j’ai ressorti de ce travail quelques outils, vous trouverez ci-dessous le résultat.
Commençons par la base du manager de proximité, qu’est ce qui démotive un collaborateur ?
LA MAUVAISE AMBIANCE
Après l’euphorie du home office à 100%, peut venir la lassitude, le manque de sociabilité, le manque de partage…
Pour remédier à cela la toile à fait preuve d’innovation pour aider les managers de proximité :
- La pause #Coffeenement Time
- Les vidéos d’entreprise
- Les briefing et meeting via vidéo conférence …
Bon on est loin du Happiness Officer mais pour quelques mois ça devrait faire l’affaire.
LE MICRO ET SOUS MANAGEMENT
Ces deux actes peuvent s’opposer mais ils sont tout autant démotivants l’un que l’autre et cumulés ils sont mortels.
Le micro management consiste à être dans l’excès de contrôle et surtout le détail.
Avec ce type d’acte votre collaborateur se sentira oppressé et en perte de confiance.
De plus, si vous sur-réagissez en accentuant l’importance et/ou la priorité (de ces points de détail), vous pouvez grandement perdre en crédibilité. Votre collaborateur imaginera que vous avez du mal à prendre du recul et que vous n’êtes peut être pas si stratégique que ça.
Le sous management revient à ne pas du tout avoir de visibilité sur le quotidien de votre collaborateur et ne pas savoir comment il se ressent. Ceci peut arriver avec un collaborateur dont vous ne partagez pas les valeurs ou avec qui vous n’aimez pas passer du temps. Si c’est le cas vous avez un vrai problème. Si ce n’est pas le cas mais que vous avez « juste » poussé à l’extrême l’autonomie vous pouvez y remédier rapidement.
Pour résoudre ce point la meilleure solution sera l’échange hebdomadaire (ou bi-mensuel) structuré (Dans un contexte de confinement je vais essayer de le faire en hebdo).
C’est un basique souvent oublié car nous avons l’habitude de nous croiser souvent donc la somme de micro signaux fait que nous sommes attentifs. Mais avec l’éloignement ces échanges deviennent indispensables pour continuer à être un bon manager de proximité.
De plus, ceci va vous obliger à dissocier les réunions de travail opérationnelles des échanges permettant le développement personnel. Ce sera une très bonne chose pour vous et vos collaborateurs.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de séance.
LES DÉFAUTS D’ORGANISATION
Encore une bonne source de démotivation, ici nous parlons de toutes ces petites choses que vous devez réaliser presque tous les jours et que vous trouvez « stupide », « mal faites », « pas claire »…
Si vous avez suivi la recommandation ci-dessus et que vous réalisez ces réunions hebdo vous allez surement identifier ces petits problèmes. Mais la réunion hebdo n’est pas là pour les régler.
Organisez pour cela des réunions dédiées à ces processus « tueurs de temps » afin de les isoler, les comprendre et pouvoir leur « tordre le coup ».
LA RÉUNIONITE AIGUË
En 2018 les cadres passent plus de temps en réunion qu’en vacances et 75% d’entre eux considèrent que ces réunions sont inutiles.
Dans 46% des cas, le mail reste le seul et unique moyen pour communiquer les informations stratégiques sur le long-terme.
Les cadres sont 49% à éprouver des difficultés à s’exprimer en réunion.
Bref c’est une catastrophe. Nous avons de plus en plus de réunions et elles servent de moins en moins.
Pourtant il y a une solution simple à cela, il suffit de cadrer les réunions et de les organiser.
Ci-dessous une infographie qui vous rappellera les basiques d’une réunion « rondement menée ».
A appliquer en ces temps de confinement pour éviter les grosses siestes derrière teams, zoom ou Hangout.
TROP OU TROP PEU DE TRAVAIL
Dans les deux cas ceci relève d’une mauvaise gestion des priorités et d’un manque de communication. La seconde recommandation (les réunions hebdo) devrait vous permettre de mieux appréhender ces situations.
Les outils pour résoudre ceci sont (encore une fois) simples :
- La Gestion des priorités. Une bonne Todo avec un petit passage par la matrice d’Eisenhower devrait aider vos collaborateurs à résoudre cette difficulté.
- Savoir dire non, vous devez apprendre à vos collaborateurs à savoir communiquer un NON franc et direct basé sur une bonne gestion des priorités. C’est la seule façon d’arriver à l’amener à respecter ses priorités.
Enfin, LA GESTION DE L’ECHEC
Déjà qu’en temps normal il n’est pas facile de gérer l’échec d’un collaborateur alors pendant une période de confinement ça va se compliquer.
C’est un sujet très très dense, du coup je vous mets le lien vers un autre article qui détaillera ce sujet :
Pour conclure, chers managers de proximité
J’espère que ces quelques outils vous servirons et n’oubliez pas que, beaucoup de beaux projets ont commencé en home office ou dans des garages. Donc nous devrions y arriver sur quelques mois 😉
